Mes astuces d’expat pour faciliter vos démarches administratives

Toute préparation à une possible expatriation passe par une phase inévitable: celle de rassembler tous les documents requis pour avoir la possibilité d’accomplir son rêve. C’est la phase que redoute toute personne qui ne souhaite pas se retrouver avec un refus de visa ou de permis de travail simplement à cause d’une « feuille de papier ». Pour vous faciliter cette phase et vous permettre de sereinement vous préparer, j’ai rassemblé toutes mes astuces et habitudes qui m’ont permis de vivre sereinement mes 3 expatriations: au Brésil, à l’Île Maurice et au Canada.

Listez tous vos voyages sur un Carnet de Voyage / Vol

Ce n’est que récemment que j’ai pris le temps de rassembler toutes les informations concernant mes précédents voyages, j’aurais préféré avoir pu le commencer avant. Aujourd’hui, pour beaucoup, les vols sont réservés en ligne: il est donc assez facile de retrouver la trace de ses voyages dans ses emails. Mais étant donné que dans mon cas, j’avais la volonté de lister tous mes voyages depuis 2003, et qu’à cette époque, la réservation en ligne n’était pas extrêmement courante, la tâche n’a pas été simple.

Heureusement pour moi, les photos (à l’aéroport ou de mon billet d’avion), les numérisation des pages de passeports (avec les tampons d’entrée et de sortie) m’ont permit de pouvoir lister les 22 vols en avion que j’ai effectués depuis 2003.

Je vous partage d’ailleurs un simple modèle de feuilles de données Google que j’ai utilisé pour répertorier mes voyages (vous pouvez le dupliquer et l’enregistrer dans votre propre Google Drive). Avoir un carnet de voyage / vol est indispensable et vous sauvera de nombreuses heures de recherche lorsque votre futur pays d’expatriation vous demandera où vous êtes allez vous promener ces dernières années. Souvent, pour une demande de résidence, on peut aussi vous demander vos voyages sur les 10 dernières années (c’est le cas pour les USA). Je vous conseille de vous y préparer.

Vous pouvez aussi trouver un modèle de journal de voyages sur le site du Canada, à imprimer si vous le souhaitez.

Numérisez et sauvegardez en ligne vos documents importants

Numériser ses documents régulièrement devrait être une habitude et une pratique enseignée à l’école! Depuis des années, j’ai l’habitude de numériser tous mes documents sur un espace de stockage en ligne comme Google Drive, totalement gratuit et simple à utiliser quel que soit votre âge. Vous pouvez de nos jours utiliser facilement votre téléphone pour la numérisation de n’importe quel document. Des applications gratuites comme Adobe Scan (que j’utilise), Microsoft Office Lens ou même Evernote Scannable uniquement pour iOS, vous permettent d’identifier le type de document et de le sauvegarder ou de le partager facilement.

Passeports (toutes les pages écrites), carte d’identité (recto-verso), justificatifs de domicile, factures, notes du baccalauréat, diplômes, certificats de travail, fiches de paies, billets d’avions, feuilles d’impôts, les documents se trouvant dans votre portefeuille (en cas de vol, cela peut s’avérer pratique)… Tous ces documents sont importants, et je dirais que même si vous ne vous expatrier pas ou plus, prendre l’habitude de stocker ces documents peuvent vous faciliter beaucoup la tâche pour de futures démarches administratives.

Si vous habitez en France et que vous avez un compte sur le site « Service-Public.fr » (si vous n’en avez pas, aller tout de suite en créer un!), vous avez une catégorie « Mes documents » vous permettant facilement de stocker des documents importants liés à votre état civil, un endroit en plus pour ne pas avoir à chercher ailleurs. Lors de votre l’enregistrement sur les Registres des Français établis hors de France, votre carte consulaire est automatiquement sauvegardée dans cette rubrique. Je pense que c’est le cas pour d’autres démarches également.

Apprenez les bases de fonctionnement d’un éditeur de fichiers PDF

Le format PDF est un format électronique permettant le partage assez simple de documents. Souvent vous avez aussi la possibilité de télécharger des documents aux formats JPEG, PNG qui sont des formats d’images. Mais il est toujours plus simple, surtout pour celui qui reçoit les documents de recevoir les fichiers au format PDF. S’il n’est pas déjà installé sur votre appareil, vous pouvez utiliser le logiciel gratuit Acrobat Reader ou trouver la panoplie d’autres logiciels gratuits qui vous permettent de convertir un format image en PDF, d’y insérer une image, d’écrire dans le document…

Il m’arrive très souvent, au lieu d’imprimer des documents (et par faute d’imprimante), de les ouvrir dans un lecteur / éditeur de fichiers PDF et d’écrire sur les formulaires comme si je le faisais à la main. Une photo de ma signature importée dans ce document et me voilà avec un document entièrement rempli, que je peux facilement envoyer et sauvegarder sur mon ordinateur et en ligne.

Les quelques astuces que vous pouvez apprendre comme remplir un formulaire (s’il n’est pas déjà prêt à être rempli) ou ajouter une image (votre signature par exemple) vous seront souvent utiles et pourront vous faire gagner un temps précieux (en plus de contribuer à protéger la planète en imprimant moins)

Prenez-vous en photo tous les 3-4 mois

Dans la majorité de vos démarches, il vous sera demandé une photo au format d’identité. Et quoi de plus embêtant que de vous apercevoir que vous n’en avez pas pris avant d’accidentellement vous raser un côté de la tête (ne rigolez pas, cela peut arriver à tout le monde). Si vous prenez l’habitude de prendre des photos au format identité (sans sourire et sans chapeau s’il vous plaît), cela vous permettra deux choses:

• en avoir une sous la main si vous en avez besoin,
• pouvoir faire un joli montage sur plusieurs années de votre évolution physiologique. Oui, ça se fait beaucoup de nos jours…

Vous n’avez pas besoin d’aller à chaque fois chez le photographe (sauf pour une demande de résidence permanente), mais tâchez de respecter les consignes pour éviter de voir votre dossier refusé à cause d’une photo floue ou de dimensions incorrectes.

Anticipez vos futures démarches

Préparer tous vos documents pour une demande de permis de travail ou de visa étudiant c’est super! Mais pouvoir anticiper vos futures démarches c’est encore mieux. Et cela a été mon erreur très récemment: en plein processus de demande de résidence; j’ai la possibilité de faire valoir ma première année d’université et ainsi pouvoir peut-être avoir les points nécessaires pour une demande d’Entrée Express.

Mais voilà, mon numéro d’étudiant est soigneusement rangé dans une pochette cartonnée en France et mes parents étant en vacances, ils n’ont donc pas la possibilité de m’envoyer mon identifiant. Je dois donc attendre pour pouvoir faire ma demande de relevé de notes, juste parce que je n’avais pas suffisamment anticipé ces démarches.

Jeter un œil sur la liste des documents nécessaires pour de futures démarches peut s’avérer essentiel. Pour ceux qui ont habité dans d’autres pays comme moi, il faut considérer que certaines démarches prennent aussi plus de temps dans certains endroits. Par exemple, en France, faire une demande d’extrait judiciaire se fait en ligne, et vous recevez votre acte par la poste en moins de deux semaines (selon la destination bien sûr). A l’Île Maurice, cela peut prendre entre un à deux mois et vous devez avoir une personne sur place pour s’en occuper. Deux mois, c’est très long…

Ne stressez pas, il y a souvent une solution à tout

Il se peut que vous ayez beaucoup voyagé, ou que votre appartement ai pris feux un jour (je vous le souhaite pas) et que vous ayez perdu vos documents importants. Ne paniquez pas!

Les démarches administratives font parties de tout processus d’immigration, et la majorité des personnes savent cela. Il vous manque un document? Voyez un moyen de pouvoir en récupérer une copie: il y a toujours en règle générale une alternative ou possibilité de récupérer ou avoir accès à un document important. Ne vous mettez pas davantage de pression inutile et essayer de suivre les astuces que je vous partage. Je vous assure que vos démarches n’en seront que moins stressantes et plus simples à affronter.

Vous avez d’autres astuces ou habitudes qui vous ont facilité la vie ou vos démarches d’expatriation? N’hésitez pas à nous laisser un commentaire à la fin de cet article ou sur le forum d’immigrer.com pour nous en dire plus et peut-être aider d’autres lecteurs dans leurs démarches!